Проставлення апостиля на офіційних документах

Я переселенець з Донецька. На сьогодні живу в м. Києві. Планую їхати працювати за кордон, проте, коли хотів зробити апостиль на свідоцтві про шлюб та свідоцтві про народження дитини, дізнався, що цих документів немає в Державному реєстрі актів цивільного стану громадян. Підкажіть, будь ласка, як отримати ці документи й апостилізувати їх? Чи може отримати за мене документи мій представник?

А. Хлопковський,
м. Донецьк

Постановою Кабінету Міністрів України від 04.11.2015 за №890 «Деякі питання забезпечення запровадження електронного сервісу з проставлення апостиля» затверджено порядок ведення Електронного реєстру апостилів. Цей порядок регулює ведення Електронного реєстру апостилів (далі реєстр) та внесення у нього відомостей про апостилі, проставлені в Україні на документах, що видають органи юстиції та суди, а також на документах, що оформляють нотаріуси України, і на всіх інших видах документів (далі офіційні документи), що призначені для використання на території інших держав.

Відповідно до Порядку проставлення апостиля на офіційних документах, що видають органи юстиції та суди, а також на документах, що оформляють нотаріуси України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України 11.11.2015 за №2268/5, проставлення апостиля здійснюється за заявою будь-якої особи, що подає відповідний документ, шляхом її особистого звернення до територіальних органів Міністерства юстиції України або надіслання заяви про проставлення апо­стиля поштовим зв’язком до Міністерства юстиції України чи його територіальних органів та пред’являє посадовій особі територіального органу Міністерства юстиції України документ, що посвідчує його особу, оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку; документ про оплату послуги з проставлення апостиля.

Документи, подані для проставлення апостиля, розглядає Міністерство юстиції України.

Посадова особа Міністерства юстиції з’ясовує, чи підлягають подані документи проставленню апостиля; справжність підпису та якість, у якій виступала особа, що підписала документ, а також справжність відбитків печатки та/або штампа, проставлених на документах. Посадова особа Міністерства юстиції України повинна мати зразки підписів посадових осіб, від яких виходять чи можуть виходити офіційні документи, а також зразки відбитків печаток та/або штампів, які проставляють або можуть проставляти на відповідних документах.

Посадова особа Міністерства юстиції звіряє справжність підпису та якість, у якій виступала особа, що підписала документ, а також справжність відбитків печатки та/або штампа, проставлених на документах, з наявними у справах Міністерства юстиції України або реєстрі зразками підписів, відбитків печаток та/або штампів.

У разі відсутності зразка відповідного підпису, відбитка печатки та/або штампа Міністерство юстиції України надсилає запит до відповідного органу, який у триденний строк надає запитувану інформацію адміністраторові реєстру та повідомляє Міністерство юстиції. У разі необхідності здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану, відсутності відомостей про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та/або виникнення сумніву щодо їх достовірності Міністерство юстиції України надсилає запит до відповідного органу, який у триденний строк надає необхідну інформацію Міністерству юстиції.

У такому разі апостиль може бути проставлений тільки після наявності відповідних зразків у реєстрі, внесених його адміністратором, та/або після здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану.

Законом України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану», Правилами державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затвердженими наказом Міністерства юстиції України 18.10.2000 за №52/5 (зі змінами), Порядком ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 22.08.2007 №1064 (із змінами) та Інструкцією з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженою наказом Міністерства юстиції України 24.07.2008 №1269/5, регулюється право на отримання та порядок видачі документів про державну реєстрацію актів цивільного стану. Повторну видачу свідоцтва здійснюють відділи державної реєстрації актів цивільного стану на підставі актового запису цивільного стану, складеного і в електронному вигляді, і на паперовому носії незалежно від місця державної реєстрації акту цивільного стану та місця проживання заявника.

Свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану повторно видають за наявності паспорта (паспортного документа) заявника.

Свідоцтва про народження дітей повторно видають їхнім батькам і усиновителям незалежно від віку дитини.

Свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану можуть повторно видавати представникові особи, яка має право на повторне отримання свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану, в разі подання довіреності, посвідченої відповідно до Закону «Про нотаріат», або документа, що посвідчує повноваження такого представника, відповідно до Закону «Про адвокатуру та адвокатську діяльність».

Особам, які звернулися до відділу державної реєстрації актів цивільного стану особисто, свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану повторно видають того самого дня після пред’явлення ними паспорта або паспортного документа і після оплати державного мита, якщо особу не звільнено від його оплати згідно з декретом Кабінету Міністрів України «Про державне мито» від 21.01.1993 за №7-93.

На підставі заяви щодо повторної видачі свідоцтва проводять перевірку наявності актового запису цивільного стану за даними Державного реєстру актів цивільного стану громадян.

Відповідно до Правил внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, затверджених наказом Міністерства юстиції України 12.01.2011 за №96/5 (зі змінами), якщо немає відомостей актового запису цивільного стану за даними Державного реєстру актів цивільного стану громадян і якщо неможливо витребувати документи про державну реєстрацію актів цивільного стану у зв’язку зі зберіганням актових записів цивільного стану на тимчасово окупованій території України, актовий запис цивільного стану поновлюється у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, до якого подали відповідну заяву громадяни України, які проживають на тимчасово окупованій території або переселилися з неї; у відділі державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання громадянина України, розташованому за межами тимчасово окупованої території України.

Поновлення актових записів цивільного стану проводять за заявою: особи, щодо якої було складено актовий запис; одного з батьків неповнолітнього (малолітнього); піклувальника неповнолітнього та опікуна малолітнього; опікуна недієздатної особи; спадкоємців померлого; представника органу опіки та піклування під час здійснення повноважень з опіки та піклування стосовно особи, яка має право на подання такої заяви.

Поновлення втрачених актових записів про шлюб, зміну прізвища, розірвання шлюбу, смерть проводиться тільки за наявності документів, які підтверджують, що відповідний актовий запис раніше складено в органах державної реєстрації актів цивільного стану України (свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану, його копії, засвідченої нотаріально, відмітки (штампа) про державну реєстрацію акту цивільного стану в паспорті або паспортному документі), або на підставі рішення суду.

Разом із заявою про поновлення втраченого актового запису цивільного стану слід подати: документи (витяги з них), які підтверджують дані, необхідні для поновлення актового запису цивільного стану; свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану (про народження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу тощо); інші документи, необхідні для розгляду заяви та вирішення питання по суті.

У правилах державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затверджених наказом Міністерства юстиції України 18.10.2000 за №52/5 (зі змінами), визначено, що актовий запис цивільного стану складається у присутності заявника та друкується на паперових носіях у двох примірниках, кожний з яких нумерується одним і тим самим номером.

Орган державної реєстрації актів цивільного стану ознайомлює заявника з даними, внесеними до актового запису цивільного стану, що засвідчується його підписом у відповідній графі паперового носія актового запису.

Після цього актовий запис засвідчується підписами керівника органу державної реєстрації актів цивільного стану та посадової особи, яка провела державну реєстрацію акту цивільного стану, і скріплюється печаткою.

На підставі поновленого актового запису цивільного стану заявнику повторно видається свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану На свідоцтві проставляються штампи «Запис поновлено» та «Повторно».

Маю бажання змінити ім’я та по батькові, мені вже 18 років. Оскільки мене виховував вітчим, а не людина, яка зазначена в моєму свідоцтві про народження у графі «батько», чи можу змінити по батькові й ім’я?

Л. Онішко, м. Запоріжжя

Ст. 295 Цивільного кодексу України передбачено, що фізична особа, яка досягла 16 років, має право на власний розсуд змінити прізвище та (або) власне ім’я.

Фізична особа, яка досягла 14 років, має право на зміну по батькові в разі зміни її батьком власного імені або вилучення відомостей про нього як батька дитини з актового запису про її народження. Прізвище, власне ім’я та по батькові фізичної особи можна змінити в разі її усиновлення, визнання усиновлення недійсним або його скасування відповідно до закону. Зміну по батькові за власним бажанням не передбачено чинним законодавством.

Порядок розгляду заяв про зміну імені (прізвища, власного імені, по батькові) фізичної особи встановлює Кабінет Міністрів України, а саме постановою №915 від 11.07.2007 (зі змінами) «Про затвердження Порядку розгляду заяв про зміну імені (прізвища, власного імені, по батькові) фізичної особи».

Державна реєстрація зміни імені (прізвища, власного імені, по батькові) (далі зміна імені) проводиться лише стосовно громадян України.

Державну реєстрацію зміни імені проводить відповідний орган державної реєстрації актів цивільного стану за заявою фізичної особи за місцем її проживання.

До заяви про зміну імені додають: свідоцтво про народження заявника; свідоцтво про шлюб (якщо заявник перебуває у шлюбі); свідоцтво про розірвання шлюбу (якщо шлюб розірвано); свідоцтва про народження дітей (якщо заявник має малолітніх або неповнолітніх дітей); свідоцтва про зміну імені заявника, батька чи матері, якщо воно було раніше змінено; фотокартку заявника; квитанцію про сплату державного мита.

Під час подання заяви про зміну імені відділ державної реєстрації актів цивільного стану попереджає заявника про встановлену законодавством відповідальність за повідомлення неправдивих відомостей і необхідність обміну паспорта громадянина України та інших документів у разі зміни імені.

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану, який прийняв заяву про зміну імені, перевіряє відомості, зазначені у заяві та в документах, що додаються до неї. Для підтвердження достовірності поданих заявником документів відділ державної реєстрації актів цивільного стану, який прийняв заяву про зміну імені, додає до зазначених документів копії відповідних актових записів цивільного стану або витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян.

У разі зберігання актових записів цивільного стану в архівах інших відділів державної реєстрації актів цивільного стану відділ, який прийняв заяву про зміну імені, надсилає відповідні запити до зазначених відділів.

Зміна імені проводиться за наявності в архівах відділів державної реєстрації актів цивільного стану України відповідних актових записів цивільного стану та даних у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян.

Якщо в архівах відділів державної реєстрації актів цивільного стану України немає актових записів цивільного стану, в які за результатами державної реєстрації зміни імені необхідно внести зміни відповідно до закону, або даних в Державному реєстрі актів цивільного стану громадян, заяву про зміну імені можуть розглянути тільки після їх поновлення та внесення відомостей до зазначеного реєстру в установленому порядку. Заяву про зміну імені відділ державної реєстрації актів цивільного стану розглядає у тримісячний строк з дня її подання. За наявності поважних причин цей строк може бути продовжено, але не більш як на три місяці з письмового дозволу керівника відповідного відділу державної реєстрації актів цивільного стану. Строк розгляду заяви про зміну імені може бути зупинено у разі потреби у поновленні та внесенні відомостей до Державного реєстру актів цивільного стану громадян.

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану надсилає необхідні матеріали до територіального органу Національної поліції за місцем проживання заявника для надання висновку про можливість зміни імені.

Територіальний орган Національної поліції за результатами відповідної перевірки, яка проводиться безоплатно, у місячний строк готує та надсилає висновок про можливість зміни імені разом з усіма матеріалами до відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану на підставі документів про зміну імені та висновку територіального органу Національної поліції про можливість зміни імені готує висновок про надання дозволу на зміну імені або відмову в його наданні та надсилає заявникові.

Підстави для відмови у наданні дозволу на зміну імені: здійснення стосовно заявника кримінального провадження або його перебування під адміністративним наглядом; наявність у заявника судимості, яку не погашено або не знято в установленому законом порядку; офіційне звернення правоохоронних органів іноземних держав про оголошення розшуку заявника; подання заявником неправдивих відомостей.

Відмову в наданні дозволу на зміну імені можна в установленому порядку оскаржити в суді.

У разі надання дозволу на зміну імені заявник у тримісячний строк може звернутися для державної реєстрації зміни імені до відділу державної реєстрації актів цивільного стану, які складають актовий запис про зміну імені. Якщо заявник без поважних причин у зазначений строк не звернувся до відділу державної реєстрації актів цивільного стану для державної реєстрації зміни імені, дозвіл на зміну імені втрачає силу.

Під час державної реєстрації зміни імені відділ державної реєстрації актів цивільного стану видає заявникові свідоцтво про зміну імені. Після державної реєстрації зміни імені відділом державної реєстрації актів цивільного стану у паспорті громадянина України робиться відмітка, що паспорт у зв’язку із зміною імені підлягає обміну протягом місяця.

Запитання можете надсилати на електронну адресу: expert@ukcc.com.ua